Radno okruženje se s vremenom promijenilo. Situacija u poslu više nije jednaka nekadašnjoj. Danas veliku ulogu ima efektivna interpersonalna komunikacija. S obzirom da se u poslovnom svijetu sve ubrzava, radni timovi imaju sve kraće deadline-ove te neizbježne i sveprisutne konstantne promjene. Zbog svega toga efektivna komunikacija predstavlja najbolje rješenje.

S obzirom na ne tako davnu promjenu, mnogim zaposlenicima nedostaje ova vještina s kojom bi zadovoljili zahtjeve novog tržišta. Za današnje tržište adekvatna komunikacija je neophodan i neizostavan element. Budući da je na tržištu sve ubrzano te da postoje određeni problemi ili prepreke koje se s vremenom neminovno pojavljuju, to predstavlja još veći zahtjev za komunikacijom. Najgore od svega što se u trenucima kad u poslu izbiju problemi može dogoditi jest nedostatak komunikacije, a to je upravo ono što se događa.

Kad je komunikacija najpotrebnija većina ustukne zbog osobne zatečenosti situacijom koja kod svakog izazove osobnu reakciju na ono što se događa. Zbog takvih reakcija opseg komunikacije među članovima tima se smanjuje na minimum, što samo odgađa rješenje te ga potiskuje u drugi plan. Upravo zbog osobnog shvaćanja i doživljavanja problema ili prepreka koje se u poslu događaju, potrebno je sprovoditi komunikaciju na način da ona odražava pravo značenje onoga što se želi reći.

Da bi se to postiglo, potrebno je poznavati određene zakonitosti.

Prije svega potrebno je ZAPAŽATI.
Kako? Tako da se iznosi ono što se vidi i čuje. Dobro je komunikaciju započeti sa samim činjenicama koje su zapažene uz izbjegavanje generaliziranja, ali uz specificiranje mjesta događanja, vremena događanja i slično. Uvijek je poželjnije opisivati nego dijagnosticirati te izbjegavati optuživanje i kritiziranje onoga što je zapaženo.

Nakon zapažanja dolaze na red EMOCIJE.
Nakon što je iznešeno ono što je zapaženo bilo bi poželjno izraziti svoje emocije prema onome što se događa. U izražavanju emocija potrebno je biti specifičan, dakle npr. osjećam se smireno, ljuto, zadovoljno, entuzijastično, tužno, itd. Prilikom izražavanja emocija bitno je napraviti razliku između emocije i okrivljavanja. Ako se upotrijebi rečenica tipa:"Osjećam se iskorišteno... izmanipulirano... prevareno" ili bilo što slično, na taj način se implicira i ocjenjuje akcija druge osobe. Takvim načinom se indirektno okrivljava drugu stranu za njenu akciju. Zbog toga se umjesto okrivljavanja treba upotrijebiti direktan opis emocionalnog stanja u svezi situacije.

Nakon izražavanja osobnih emocija slijedi INTERPRETACIJA.
Interpretirati znači da se treba obrazložiti svoje osjećaje – zašto oni postoje. Najčešći uzrok nepoželjne, promašene komunikacije su različite interpretacije istog događaja te upravo zbog toga dolazi do različitog emocionalnog odgovora na nju.

Da bi druga strana mogla u potpunosti cijeniti osjećaje osobe s kojom je u kontaktu, treba znati i interpretaciju događaja te osobe. Pri tome je bitno izostavljati fraze koje okrivljavaju riječi i djela druge strane. Uvijek je bitno u govoru ravnati se prema osobnom polazištu, dakle uzimati sebe kao primjer (ja sam to zamišljao...) ili govoriti u množini (uzimajući tim kao osnovu govorenja u množini).

Nakon interpretacije slijedi ZAHTJEVANJE AKCIJE.
Zahtjevanje akcije predstavlja adekvatna informacija, sklopljeni dogovor ili akcija koju se treba ispuniti. U ovoj fazi je nepotrebno, neprimjereno i nadasve nemoguće da druga strana traži osobu da reagira s emocijom. Većina ih obično ne može reagirati s emocijom, pa stoga ćemu ustrajati na nemogućem.

Ako je akcija generalno iznešena, potrebno je zatražiti razjašnjenje pojedinih koraka putem kojih se može doći do njih. Uključivanje detalja u razjašnjenje pomaže u izbjegavanju nesporazuma. Pri tome sva pitanja koja počinju s kad, gdje i kako, su i više nego poželjna. Ono što se traži da bude razjašnjeno treba biti izrečeno u pozitivnom obliku. Primjerice umjesto da se nekome kaže "nemoj kasniti" treba se reći "molim te, dođi na vrijeme".

Zadnji korak predstavlja ZAJEDNIČKA KORIST.
Druga strana treba u potpunosti jasno izraziti pozitivan rezultat koji očekuje od zatražene akcije, informacije ili dogovora. Još je jedna dobra stvar u svezi ovog objašnjenja. Dok opisuje rezultate koje očekuje, druga strana će biti motivirana time što će se osjećati sposobno jer će uvidjeti da je dala vrijedan zadatak.

Koji je ukupan ishod svih pet gore navedenih koraka?

- na ovaj način osigurava se temelj za daljnje međusobno poštovanje
- predstavlja vježbu kompetentnosti
- umjesto okrivljavanja koriste se puno zreliji oblici ponašanja
- bolji rezultat i ishod komunikacije

U poslu je jedna stvar neminovna – obje strane uvijek žele dosegnuti isti cilj a to je unapređenje i napredak u poslovanju. Ako se odvoji vremena u danu da se razjasne svakodnevne nesuglasice te ako se riješe nepoželjne emocije s kojima se obično prolazi kroz cijeli radni dan, to će donijeti manji utrošak vremena i energije te će dati nevjerojatno pozitivan učinak na grupnu produktivnost.

INoptimum.com